تنظيم وأتمتة

أكاديمية رتّل

أكاديمية أونلاين لتعليم العربية والقرآن. مشروع استشاري استمر ستة أشهر.

ساعات بدل أيام: تقارير الشهر كلها في ساعتين إلى ثلاث

المشكلة
أدوار متداخلة بين أفراد الفريق، وتقارير الطلاب الشهرية يعمل عليها أربعة أشخاص لأيام.
ماذا غيّرنا
بنينا هيكلًا تنظيميًا واضحًا ونظامًا لمتابعة الجودة، وأتمتنا تقارير الطلاب.
النتيجة
ساعات بدل أيام: تقارير الشهر كلها في ساعتين إلى ثلاث
- كان أربعة أشخاص يعملون على التقارير لأيام كل شهر.
- الطريقة نفسها تعمل لأي عدد من الطلاب دون جهد إضافي.

قبل وبعد

قبلبعد

الأدوارمتداخلة بين أفراد الفريقهيكل بأقسام، لكل قسم دور محدد

تقارير الطلاب الشهريةأربعة أشخاص يعملون عليها لأيامتخرج كلها في ساعتين إلى ثلاث وتُرسل تلقائيًا

بنينا هيكلًا تنظيميًا يحدد الأقسام، ودور كل قسم وأين ينتهي.
وضعنا نظامًا لمتابعة الجودة والإشراف بمؤشرات تقييم ونقاط لأداء المعلمين.
أتمتنا تقارير الطلاب: يملأ الفريق نموذجًا، فتخرج تقارير الشهر كلها PDF وتُرسل لأولياء الأمور.

المشكلة: كان لدى الأكاديمية نظام تقني جيد، لكن الإدارة كلها تعتمد على شخص واحد: التواصل عبر واتساب، الرواتب، والمدفوعات. المهام غير موزعة، ولا يوجد قسم للجودة ولا للحسابات.
ماذا غيّرنا: ستة مشاريع على مدى أربع سنوات: تنظيم الإدارة والفريق، إعادة بناء العلامة والموقع، البيانات والمؤشرات، منظومة الجودة والإشراف، قسم الحسابات، والتسويق.

+50% زيادة في الطلاب المسجلين منذ 2022

المشكلة: أكاديمية في بدايتها تحتاج إدارة الطلاب والتشغيل والحسابات، دون تحمّل تكلفة نظام كامل قبل أن تكبر.
ماذا غيّرنا: بنينا لها نظامًا مخصصًا على Google Sheets مع دعم مستمر، ثم رشّحنا لها نظامًا برمجيًا عند التوسع.

200 طالب أدارتهم الأكاديمية على النظام الأول

المشكلة: متابعة المبيعات والفواتير كانت على جداول: عمل متكرر كل شهر، مرهق للفريق، وكثير الأخطاء.
ماذا غيّرنا: أسسنا نظام CRM مخصصًا للأكاديمية، وربطنا الاشتراكات والفواتير ببوابة دفع مع تذكيرات تلقائية للأسر.

3 أشهر من تحليل الوضع إلى نظام يعمل به الفريق

أجب عن بضعة أسئلة بسيطة، ونوجّهك إلى الخطوة الأنسب حسب وضعك واحتياجك.

ابدأ من هنا يستغرق أقل من دقيقتين